Skrevet af: Ninna Schrøder, Marketing Content Creator
Specialistpanel: Mads Mortensen, Print & Digitalflow Specialist
"Print er en nerve i mange virksomheder," udtaler vores Print & Digitalflow Specialist, Mads Mortensen. Han oplever hver dag hvordan optimering af print forbedrer virksomheders arbejdsprocesser og fører til betydelige besparelser. Talemåden “tid er penge” passer godt ind her, for med en effektiv printløsning kan du altså nedsætte både tidsforbrug og omkostninger i forhold til din printflåde. Derudover er printløsninger uomtvisteligt stadig en vigtig spiller på linje med andre automatiserede IT-løsninger, og i dette blogindlæg kan du læse om fordelene ved, hvad vi i print-lingo kalder "Print Management."
Gode printløsninger er afgørende for mange virksomheder, når det handler om effektive arbejdsprocesser. Derfor er det vigtigt at have kontrol over ens printflåde. Under et af Mads' besøg hos en virksomhed blev det tydeligt, hvilke konsekvenser der opstod på grund af en printflåde, der ikke fungerede optimalt.
Ineffektive processer og dens konsekvenser
Han oplevede, at den pågældende virksomhed havde adskillige printere på deres lager og hver printer var af et forskelligt mærke med en tilfældig form for toner. Desuden brugte lagermedarbejderne hver dag meget tid på at udskrive tre forskellige labels til hver pakke, der skulle sendes afsted. Når nogle af de labels endte i skraldespanden, kostede det en del i papiromkostninger, og der var ikke en udpeget reparatør, når printerne gik i stykker.
Flyvske printjobs
Lagermedarbejderne oplevede også problemer med, at der til tider kom printjobs fra en helt anden afdeling. Det forvirrede både deres kollega, som intetanende havde printet en medarbejderkontrakt ud ved den forkerte maskine, og lagermedarbejderne selv. Dette viser, hvordan der kan ske fejl i printflowet, hvilket kan føre til brud på sikkerheden og GDPR-reglerne, da personfølsomme oplysninger ender i hænderne på de forkerte personer.
Der kan opsummeret let opstå forvirring i en større virksomhed, når det kommer til print, hvis der mangler overblik og struktur. Løsningen på dette kan findes ved at få en strømlinet printflåde via Print Management.
En samlet bestillingsmodel
Netop fordi printerne var af forskellige mærker og havde hver deres form for toner ville printflåden for eksempel kunne drage fordel af en optimering. En del af Print Management-princippet er nemlig at indkøbe printere i én samlet ordre af det samme mærke. Ifølge Mads Mortensen er en af de største printerproducenter også i fuld gang med at nedsætte individuelle ordrer på toner og har sparet 135.000 forsendelser ved at konsolidere deres lagerlokationer. På samme måde kan Print Management hjælpe med at konsolidere bestillinger af printerprodukter, hvilket kan være en økonomisk fordel og reducere behovet for hyppigere bestillinger af nye varer.
Overblik og kontrol
Ved at implementere en passende Print Management-løsning kan virksomheden også automatisere processer. Blandt andet ved en innovativ software, der giver mulighed for at reducere antallet af print til hver pakke. Den samler de tre labels i én, gør det nemt at sætte blot én label på en pakke uden spild eller ekstra sortering af labels og derved sparer virksomheden adskillige minutter i arbejdstid.
Problemet med den flyvske medarbejderkontrakt kan også løses ved hjælp af follow-me løsninger, som er en del af Print Management. Dette kan opnås ved at oprette tilpassede arbejdsgange, administrere adgangskontrol og håndtere printflådens administration i virksomheden. En effektiv stistruktur kan organiseres på netværket, så de forskellige printjobs bliver sendt til den relevante printer.
Det er vigtigt at have styr på sin printflåde
Hvis en printer går i stykker, er det afgørende at have en plan for at tage handling og undgå unødvendige udgifter. Print Management kan i denne sammenhæng give adgang til et samlet hold af IT-medarbejdere, som kan sikre at printere bliver opdateret, udskiftet eller repareret i rette tid uden at det skaber hovedpine for virksomheden. Så ved at implementere en effektiv Print Management-løsning kan virksomheder opnå bedre kontrol, reducere omkostninger og forbedre arbejdsprocesserne i forbindelse med deres printflåde.
|
Fordele ved Print Management
|
